1. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

2. Datenverarbeitung bei Nutzung des interaktiven Assistenten

Wenn Sie unseren interaktiven Assistent nutzen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten wie folgt:

Verarbeitete Daten:

  • Spracheingaben: Ihre gesprochenen Fragen oder Anmerkungen.
  • Nutzungszeitpunkt und -dauer: Zeitstempel der Interaktion sowie die Dauer der Nutzung.
  • Nutzungshäufigkeit: Wie oft Sie den Assistent verwenden.
  • Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet; sollten solche Angaben versehentlich eingehen, werden sie automatisiert gelöscht.
  • IP Adresse zur Ermöglichung der Kommunikation

Die Daten werden pseudonymisiert gespeichert, sodass keine direkte Identifikation der Nutzer erfolgt.

Bitte geben Sie keine sensiblen oder personenbezogenen Daten (wie Namen oder Adressen) ein.

3. Zweck der Verarbeitung

Die erhobenen Daten werden ausschließlich verwendet, um:

  • Ihre Fragen zu beantworten.
  • Die Qualität der Antworten und die Funktionalität des Assistenten zu analysieren und zu verbessern.

4. Kurzbeschreibung des Ablaufs und beteiligte Anbieter

Der Assistent nutzt spezialisierte Drittanbieter, um Ihre Spracheingaben zu verarbeiten und eine Antwort zu generieren.

Ablauf der Verarbeitung:
1️ Spracheingabe durch den Nutzer

  • Wenn Sie den Assistent nutzen, wird Ihre gesprochene Eingabe aufgezeichnet.
  • Diese wird an OpenAI übermittelt, wo sie in Text umgewandelt wird („Speech-to-Text“-Verarbeitung).

2️ Textanalyse und Antwortgenerierung

  • Der transkribierte Text wird an Dify weitergeleitet.
  • Dort erfolgt eine Analyse des Inhalts, um eine passende Antwort basierend auf Fachwissen zu generieren.

Zusammenfassung der verarbeiteten Daten & beteiligten Drittanbieter:

Daten

Empfänger

Zweck der Verarbeitung

Spracheingabe (Audio)

OpenAI

Umwandlung von Sprache in Text („Speech-to-Text“)

Transkribierter Text

Dify

Analyse der Frage und Generierung einer Antwort

Die Verarbeitung erfolgt unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Drittanbieter:

Speicherdauer bei Drittanbietern: OpenAI speichert Audio- und Text­rohdaten bis zu 30 Tage zu Sicherheits­zwecken; Dify speichern Daten nur solange es für den jeweiligen Dienst erforderlich ist.

5. Datenübertragung in Drittländer

Die Verarbeitung durch OpenAI und Dify kann eine Datenübertragung in die USA umfassen.
Bitte beachten Sie, dass dort kein dem europäischen Datenschutzrecht entsprechendes Schutzniveau besteht.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden Zugriff auf Ihre Daten erhalten.

Die Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Anbieter stützen sich hierbei auf den EU-US Data Privacy Framework bzw. auf von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCCs).

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Nutzung des Assistenten beenden und uns kontaktieren.

6. Speicherdauer

Die Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die genannten Zwecke erforderlich sind.
Server-Log-Daten werden spätestens nach 12 Monaten anonymisiert; Audio-Rohdaten werden nach Transkription gelöscht.

Falls Sie eine Löschung Ihrer gespeicherten Daten wünschen, können Sie jederzeit eine Löschanfrage stellen.

7. Sicherheitsmaßnahmen (TOMs – Technische und organisatorische Maßnahmen)

  • Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über SSL/TLS.
  • Zugriff auf die gespeicherten Daten ist nur für autorisierte Personen möglich.
  • Keine direkte Identifikation der Nutzer durch gespeicherte Daten möglich.

8. Nutzung durch Minderjährige

Der Assistent ist nicht für Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren geeignet und ausdrücklich nicht für Personen unter 13 Jahren.
Falls uns bekannt wird, dass personenbezogene Daten von Minderjährigen verarbeitet wurden, werden diese umgehend gelöscht.